Reuniones sin fin

Su jefe le llena el Outlook con meetings que duran horas y en las que se define poco o nada. ¿Cómo cambiaría la dinámica para hacerlas más productivas?

En su monitor lo espera una casilla llena de mails sin responder. Sus piernas empiezan a moverse solas y el fastidio toma control de su rostro. Pero usted no puede hacer nada: está hace horas casi encerrado en una sala, discutiendo (o ya desistió) por quinta vez una misma cuestión y la intolerancia ante su jefe, quien lo llevo allí, se hace insostenible. Sin contar la opción del escape, ¿cómo haría más productivos estos encuentros?

"Antes del comienzo, debería haber agendas claras y los integrantes tendrían que estar informados por adelantado", explica Nicolás Masjuán, socio de Bain & Co. "Si se empiezan a tratar temas que no estaban contemplados, se debería armar otro plan de acción para un futuro encuentro y continuar con el original", aporta Verónica Rosales, directora de la división Continuous Excellence de Nestlé. Para evitar un mal que algunos denominan "reunionitis" -reuniones donde se tratan los mismos temas una y otra vez-, Rosales cree que "la clave está en definir acciones concretas con responsable y una fecha de finalización clara, después, se va supervisando".

Otro de los males de las reuniones es su extensión innecesaria, que puede quitarle la paciencia hasta al empleado más zen. "Deben tener un tiempo límite, que todos los asistentes tienen que conocer y respetar", sostiene Carlos Martínez, gerente de RR.HH, de Henkel. "Al comienzo, teníamos un reloj y cronometrábamos los encuentros. Nos dio resultado", recuerda Rosales, de Nestlé.

Acostumbrados a largas reuniones, los ejecutivos pasan, en promedio, dos días de su semana en juntas, según datos de la consultora Bain. Y esa frecuencia, a veces, se traslada a sus empleados. "En estructuras de matriz, si no puede ir, el jefe muchas veces manda a alguien a defender su posición y no se produce nada", define Mariano Barusso, director de la consultora de management Asertys. Cuando el trabajo es mucho y la reunión no es primordial, tomar valor y decirle "no" al superior puede ser una opción riesgosa pero efectiva. "A veces, uno se pregunta: ¿vale la pena ir? Si estás con poco tiempo, no es tan importante y hay confianza, podes plantearlo", afirma María Oli vieri, Executive manager de Page-Group. Firme con el problema, suave con la relación: así cree Barusso que se debe sugerir la negativa. "Y si se asiste, hay que esperar el mejor momento para sugerir cómo mejorar el encuentro la próxima vez", agrega.

Cronómetro en mano, minuta bien estudiada, valor para decirle "no" al jefe: consejos para hacer de una reunión un momento productivo. Usted, ¿qué haría?