Claves para que las reuniones laborales sean productivas

Ejecutivos de distintos sectores cuentan sus experiencias para que los encuentros no se vuelvan una pérdida de tiempo.

"Antes del comienzo, debería haber agendas claras y los integrantes tendrían que estar informados por adelantado", explica Nicolás Masjuán, socio de Bain & Co. "Si se empiezan a tratar temas que no estaban contemplados, se debería armar otro plan de acción para un futuro encuentro y continuar con el original", aporta Verónica Rosales, directora de la división Continuous Excellence de Nestlé. Para evitar un mal que algunos denominan "reunionitis" -reuniones donde se tratan los mismos temas una y otra vez-, Rosales cree que "la clave está en definir acciones concretas con responsable y una fecha de finalización clara, después, se va supervisando". Otro de los males de las reuniones es su extensión innecesaria, que puede quitarle la paciencia hasta al empleado más zen. "Deben tener un tiempo límite, que todos los asistentes tienen que conocer y respetar", sostiene Carlos Martínez, gerente de RR.HH. de Henkel. "Al comienzo, teníamos un reloj y cronometrábamos los encuentros. Nos dio resultado", recuerda Rosales, de Nestlé.

Acostumbrados a largas reuniones, los ejecutivos pasan, en promedio, dos días de su semana en juntas, según datos de la consultora Bain. Y esa frecuencia, a veces, se traslada a sus empleados. "En estructuras de matriz, si no puede ir, el jefe muchas veces manda a alguien a defender su posición y no se produce nada", define Mariano Barusso, director de la consultora de management Asertys. Cuando el trabajo es mucho y la reunión no es primordial, tomar valor y decirle "no" al superior puede ser una opción riesgosa pero efectiva. "A veces, uno se pregunta: ¿vale la pena ir? Si estás con poco tiempo, no es tan importante y hay confianza, podés plantearlo", afirma María Olivieri, Executive manager de PageGroup. Firme con el problema, suave con la relación: así cree Barusso que se debe sugerir la negativa. "Y si se asiste, hay que esperar el mejor momento para sugerir cómo mejorar el encuentro la próxima vez", agrega. Cronómetro en mano, minuta bien estudiada, valor para decirle "no" al jefe: consejos para hacer de una reunión un momento productivo. Usted, ¿qué haría?