El arte del tiempo

Los ejecutivos de alto rango pasan casi un día por semana respondiendo emails y dos días en reuniones, consigna una investigación exclusiva de Bain & Company. Esto se debe a que las firmas no suelen monitorear el tiempo de manera precisa, como sí hacen con otros recursos, como el capital. Así, el 15% del tiempo colectivo de una organización transcurre en reuniones, un número que crece desde 2008 ya que hay meetings que son programadas habitualmente sin una razón aparente.

A esto se le suma que, a medida que las organizaciones crecen, evolucionan a mecanismos complejos que requieren mayor mantenimiento para seguir funcionando. La cultura corporativa reorienta energías para mantener este esfuerzo, quitándole recursos a tareas que deberían estar orientadas al exterior de la compañía y sus clientes.

A partir de las costumbres de los ejecutivos, se detectaron ocho pecados capitales del manejo del tiempo.

1) Agendas corporativas caóticas Deben estructurarse de manera clara y selectiva, para que todos sepan cómo usar el tiempo libre y qué actividades pueden ser reprogramadas o dejadas de lado. "Una solución es estructurar las reuniones alrededor de las prioridades del negocio, no lo que se le ocurre a algún ejecutivo", recomienda Nicolás Masjuan, socio de Bain.

2) Organizar reuniones como si "el tiempo fuera gratis" El tiempo de la empresa y el ejecutivo se deberían administrar con la misma rigurosidad que se le dedica a los activos de capital. "Es extremadamente crítico no solo el tiempo, sino a cuánta gente involucrar en las reuniones. Se necesita una agenda clave de toma decisiones y definir el rol de las personas que están presentes", aconseja el ejecutivo.

3) "Empecemos un proyecto porque sí" Requerir un estudio de caso o una razón valedera que lo justifique. El desafío es cómo mantener la innovación en la compañía. "Una firma de consumo masivo pedía para el comienzo del proceso que hubiera un asidero claro en una necesidad del segmento de clientes", aporta el ejecutivo. En la rama industrial, en cambio, tiene más sentido exigir una variable numérica.

4) Organizaciones con estructuras complicadas Cuantos más cargos haya y más largas sean las cadenas de mando, menos tiempo libre queda. Además, crean más trabajo burocrático.

5) Cualquiera puede programar reuniones Crear una línea de autoridad que establezca quién puede convocar reuniones. Sumar una disciplina colectiva que conozca toda la empresa. Por ejemplo, no convocar reuniones después de las 16.30.

6) ¿Toma de decisiones o abuso de decisiones? Es clave la estandarización de procesos en la toma de decisiones. "Una de las trabas en el manejo de los tiempos es quién tiene el poder de tomar una decisión y qué roles cumple el resto. Esto es cada vez más complejo", admite Masjuan.

7) Tomarse el tiempo de las reuniones libremente Hay que exigir agendas claras, preparación por adelantado y puntualidad. Si es posible, finalizar las reuniones antes de lo previsto.

8) "¿A dónde se fue el tiempo?" Se debe monitorear el tiempo de las reuniones, la cantidad de asistencias y los volúmenes de correos electrónicos enviados para evaluar la productividad.