Assistant(e) de direction, Local / EXECUTIVE ASSISTANT, Local

QUI VOUS ÊTES

En tant qu’assistant(e) de direction chez Bain & Company, vous apporterez un soutien administratif de haut niveau à une équipe de leaders basés à Montréal, ainsi qu’à travers le Canada et les États-Unis. Vous jouerez un rôle essentiel dans la coordination des agendas ed de reunions, la coordination des voyages, la préparation et suivi des feuilles de temps et des rapports de depenses, ainsi que la creation de présentations, et de correspondece. Vous collaborerez étroitement avec d’autres assistant(e)s executives et assitantes de gestionnaries dans un environnement hybride et dynamique, afin d’assurer une couverture et un soutien efficace et harmonique aux membres de la direction de Bain. La communication proactive, la collaboration et le travail d’équipe sont essentiels à votre réussite. Il s'agit d'un role hybride, qui exige un minimum de trois jours complete au bureau par semaine. Les jours de présence seront fixés avec votre gestionnaire de programme et maintenues de facon constante d'une semaine a l'autre.

CE QUE VOUS FEREZ

Vous soutiendrez trois membres de l’équipe de direction et contriburez activement aux initiatives plus larges du bureau et de la firme. Il s'agit d'un emploi a temps plein, soit environ 40 heures par semaine, avec possibilité d’heures supplémentaires.

• Gérer des calendriers complexes et organiser les réunions internes et externes.
• Coordonner des déplacements detailles avec l’équipe Bain Travel.
• Préparer et soumettre des rapports de depenses, assurer le suivi des audits.
• Collaborer avec les autres membres des equipes EA/MA dans differentes regions ainsi qu'avec les équipes locales.
• Fournir un soutien administratif au bureau, incluant la logistique d'événement la coordination d’avec les clients, les demandes de traiteur et la gestion des espaces de travail. 
• Soutenir les efforts de gestion des relations en maintenant l’exactitude des données CRM
• Participer à l’intégration et au mentorat des nouveaux assistant(e)s, et contribuer aux initiatives d’équipe
• Communiquer de façon proactive avec les leaders au sujet des changements d’horaires ou de voyages, et proposer des solutions

A PROPOS DE VOUS

• Matrise du français / anglais (oral et écrit) requis.
• Diplôme d’études collégiales ou équivalent en formation et expérience.
• Minimum de 5 ans d’expérience professionelle comme assistant(e) de direction.
• Excellentes apitutudes en communication, organisation et gestion du temps.
• Grande souci de détail et capacité à gérer des informations confidentielles, 
  
• Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Esprit d’équipe, initiative et solide orientation vers le service la clientele.
• Capacité à s’adapter a la differents styles de leadership et des priorités changeantes.

Bain et Compagnie Canada, Inc. - Bureau de Montréal 

Nous sommes fiers d’être régulièrement reconnus parmi les meilleurs lieux de travail au monde. Des équipes exceptionnelles sont au cœur de notre réussite, et nous nous engageons à favoriser un environnement diversifié, inclusif et collaboratif où chaque personne peut s’épanouir tant professionnellement que personnellement.

Joignez-vous à Bain et contribuez avec nous à bâtir l’avenir.

______________________________________________________ 

WHO YOU ARE

As an Executive Assistant at Bain & Company, you will provide high-level administrative support to a team of senior leaders based in Montréal and across Canada and the US. This role involves calendar and meeting management, travel coordination, time and expense reporting, and preparation of presentations and correspondence. You will work collaboratively with other Executive and Manager Assistants in a hybrid environment to ensure effective and seamless support for Bain’s leadership. Frequent communication, collaboration, and teamwork are key to success in this role. This is a hybrid position, requiring a minimum of three full in-office days per week, set in consultation with your program manager and kept consistent week to week.

WHAT YOU’LL DO

You will support three leadership team members and contribute to broader office and firm initiatives. This is a full-time position (approximately 40 hours per week) with occasional overtime.

• Manage complex calendars and schedule internal/external meetings.
• Coordinate detailed travel arrangements with Bain’s Travel team.
• Prepare and submit accurate expense reports and manage audit follow-up.
• Collaborate with other EA/MA team members across regions and with local office teams.
• Provide in-office support, including event logistics, client coordination, catering requests, and office space management.
• Support relationship management efforts by maintaining CRM data accuracy.
• Participate in onboarding and mentoring of new assistants, and contribute to team initiatives.
• Communicate proactively with leaders about schedule or travel changes and propose solutions.
• Support ad hoc internal programs and events as needed.

ABOUT YOU

• Bilingual fluency in English and French (written and spoken).
• Associate degree or equivalent education and experience.
• Minimum 5 years’ experience as an Executive Assistant.
• Excellent communication, organization, and time management skills.
• Strong attention to detail and ability to manage confidential information.
• Proficiency in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Team-oriented mindset, initiative, and strong customer service approach.
• Ability to adapt to different leadership styles and priorities.

Bain & Company Canada, Inc. – Montréal Office
We are proud to be consistently recognized as one of the world’s best places to work. Extraordinary teams are at the heart of our success, and we’re committed to fostering a diverse, inclusive, and collaborative environment where every individual can thrive professionally and personally. 

Join Bain and help us shape the future together.