Assistant(e) de direction, Local / EXECUTIVE ASSISTANT, Local

Bain et Compagnie Canada, Inc. recrute actuellement pour le poste vacant d’adjoint(e) de direction au bureau de Montréal.

À PROPOS DE NOUS

Nous sommes fiers d’être régulièrement reconnus comme l’un des meilleurs milieux de travail au monde. Nous sommes actuellement le cabinet de conseil le mieux classé au palmarès des meilleurs lieux de travail sur Glassdoor et avons obtenu la première place à sept reprises, un record.

Des équipes exceptionnelles sont au cœur de notre stratégie d’affaires, mais elles ne se forment pas par hasard. Elles résultent d’une volonté délibérée de rassembler une grande diversité de parcours, de cultures, d’expériences, de points de vue et de compétences au sein d’un milieu de travail favorable et inclusif. Nous recrutons des personnes au talent remarquable et cultivons un environnement où chacun peut s’épanouir, tant sur le plan professionnel que personnel.

QUI VOUS ÊTES

En tant qu’adjoint(e) de direction chez Bain et Compagnie, vous apporterez un soutien administratif de haut niveau à une équipe de leaders basés à Montréal, ainsi qu’à travers le Canada et les États-Unis. Vous jouerez un rôle essentiel dans la coordination des agendas, des réunions, des voyages, la préparation et le suivi des feuilles de temps et des rapports de dépenses, ainsi que la création de présentations et de correspondances. Vous travaillerez en étroite collaboration avec d’autres assistants administratifs et gestionnaires pour assurer une couverture et un soutien efficaces et harmonieux aux dirigeants de Bain, dans un cadre de travail hybride et dynamique. La communication proactive, la collaboration et le travail d’équipe sont essentiels à votre réussite. Il s'agit d'un rôle hybride, qui exige un minimum de trois jours complets par semaine au bureau. Les jours de présence seront fixés avec votre gestionnaire de programme et maintenus de façon constante d'une semaine à l'autre.

L’adjoint de direction, basé au bureau de Montréal, doit également assurer la planification, la coordination et le soutien en temps réel des réunions et des événements, et contribuer à la culture du bureau en participant aux événements organisés sur place, aux réunions des groupes d’affinité, etc.

CE QUE VOUS FEREZ

Vous soutiendrez trois membres de l’équipe de direction et contribuerez activement aux initiatives plus larges du bureau et de la firme. Il s'agit d'un emploi à temps plein, soit environ 40 heures par semaine, avec possibilité d’heures supplémentaires.

•    Gérer des calendriers complexes et organiser les réunions internes et externes.

•    Coordonner des déplacements avec l’équipe Bain Travel.

•    Préparer et soumettre des rapports de dépenses, assurer le suivi des audits.

•    Collaborer avec les autres membres de l’équipe EA/MA dans toutes les régions ainsi qu'avec les équipes des bureaux locaux, et fournir un soutien de relève au besoin.

•    Coordonner le processus de lancement des dossiers pour les projets clients. 

•    Fournir un soutien au bureau, notamment en matière de logistique d’événementiel, de coordination des réunions avec les clients, de demandes de services de traiteur, d’accueil et de gestion des espaces de bureau. 

•    Soutenir les efforts de gestion des relations en maintenant l’exactitude des données CRM.

•    Participer à l’intégration et au mentorat des nouveaux assistants, et contribuer aux initiatives d’équipe.

•    Communiquer de façon proactive avec les leaders au sujet des changements d’horaires ou de voyages, et proposer des solutions.

À PROPOS DE VOUS

•    Maîtrise du français / anglais (oral et écrit) requis.

•    Diplôme d’études collégiales ou équivalent en formation et expérience.

•    Minimum de cinq ans d’expérience professionnelle comme assistant de direction.

•    Excellentes aptitudes en communication, organisation et gestion du temps.

•    Grand souci de détail et capacité à gérer des informations confidentielles.

•    Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).

•    Esprit d’équipe, initiative et solide orientation vers le service à la clientèle.

•    Capacité à s’adapter à la rétroaction, au différent style de leadership et des priorités changeantes.

INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES

Exigences linguistiques:

La langue de travail pour ce poste, situé au bureau de Montréal de Bain et Compagnie, est le français, et la maîtrise de cette langue, tant à l’oral qu’à l’écrit, est requise.

La maîtrise de l’anglais, à l’oral et à l’écrit, est également requise en raison des exigences suivantes du poste:

•    Interactions régulières avec des collègues, des dirigeants et des clients situés à l’extérieur du Québec, au Canada et à l’étranger.

•    Utilisation de logiciels ou de technologies offerts uniquement en anglais.

•    Participation à des sessions de formation nationales, régionales ou mondiales offertes uniquement en anglais.

Aménagements raisonnables

Bain s’engage à offrir une expérience accessible et équitable. Des aménagements raisonnables sont offerts dans le cadre du processus d’entrevue, conformément aux obligations légales applicables. Si vous avez besoin d’un aménagement raisonnable pour participer aux entrevues, veuillez en informer votre recruteur, qui vous mettra en relation avec les ressources humaines afin de discuter des options possibles.

L’utilisation d’outils d’intelligence artificielle n’est pas autorisée durant le processus d’entrevue. Pour toute question ou pour toute demande d’aménagement raisonnable, veuillez communiquer avec votre recruteur.

Rémunération

La rémunération annuelle estimée pour ce poste inclut les éléments suivants:

•    Salaire de base annuel à temps plein: entre 68 500 $ CA et 85 750 $ CA. Le salaire exact sera déterminé en fonction de plusieurs facteurs, notamment l’expérience, la formation, les licences ou certifications et le niveau de compétence.

•    Prime annuelle discrétionnaire liée au rendement.

•    Cotisation annuelle de l’employeur au régime de retraite équivalant à 10 % de la rémunération admissible (salaire de base et prime de rendement versée l’année précédente), jusqu’à concurrence du plafond annuel autorisé par le gouvernement. Cette cotisation commence à s’accumuler dès le premier jour de travail chez Bain & Company Canada et est versée aux employés actifs à la fin du mois de février de chaque année.

Les programmes complets d’avantages sociaux et de bien-être de Bain sont conçus pour répondre aux besoins émotionnels, physiques et professionnels de ses employés:

•    Bien-être: régimes de santé pour les employés et leurs personnes à charge admissibles, allant au-delà des prestations de base et comprenant des ressources en santé mentale, émotionnelle et comportementale, des services de conseil et d’assistance, ainsi que des outils numériques de bien-être. Bain assume 100 % des primes, tant individuelles que familiales, pour son régime d’assurance médicale, dentaire et optique étendue.

•    Sécurité financière: assurance vie, assurance accident, assurance invalidité, ainsi que cotisation au régime de retraite, le cas échéant.

•    Flexibilité: congés payés, vacances, congés de maladie personnels, flexibilité et aménagements raisonnables.

•    Apprentissage: culture de mentorat à tous les niveaux et programmes complets de formation continue.

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Bain & Company Canada, Inc. is recruiting for the currently available role of Executive Assistant at our Montréal office.

ABOUT US

We are proud to be consistently recognized as one of the world’s best places to work. Extraordinary teams are at the heart of our success, and we’re committed to fostering a diverse, inclusive, and collaborative environment where every individual can thrive professionally and personally. Join Bain and help us shape the future together.

WHO YOU ARE

As an Executive Assistant at Bain & Company, you will provide high-level administrative support to a team of senior leaders based in Montréal and across Canada and the US. This role involves calendar and meeting management, travel coordination, time and expense reporting, and preparation of presentations and correspondence. You will work collaboratively with other Executive and Manager Assistants in a hybrid environment to ensure effective and seamless support for Bain’s leadership. Frequent communication, collaboration, and teamwork are key to success in this role. This is a hybrid position, requiring a minimum of three full in-office days per week, set in consultation with your program manager and kept consistent week to week.

The Local Executive Assistant is also expected to provide planning, coordination and real-time support for meetings and events, and add to the local office culture by participating in office events, affinity group gatherings, and more.

WHAT YOU’LL DO

You will support three leadership team members and contribute to broader office and firm initiatives. This is a full-time position (approximately 40 hours per week) with occasional overtime.

•    Manage complex calendars and schedule internal/external meetings

•    Coordinate detailed travel arrangements with Bain’s Travel team

•    Prepare and submit accurate expense reports and manage audit follow-up

•    Collaborate with other EA/MA team members across regions and with local office teams, also providing them back-up support, as needed

•    Coordinate the case start-up process for client projects

•    Provide in-office support, including event logistics, client meeting coordination, catering requests, reception support, and office space management

•    Support relationship management efforts by maintaining CRM data accuracy

•    Participate in onboarding and mentoring of new assistants and contribute to team initiatives

•    Communicate proactively with leaders about schedule or travel changes and propose solutions

•    Support ad hoc internal programs and events as needed

ABOUT YOU

•    Bilingual fluency in French and English (written and spoken) 

•    Associate degree or equivalent education and experience

•    Minimum 5 years’ experience as an Executive Assistant

•    Excellent communication, organization, and time management skills

•    Strong attention to detail and ability to manage confidential information

•    Proficiency in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

•    Team-oriented mindset, initiative, and strong customer service approach

•    Ability to action feedback and adapt to different leadership styles and priorities

ADDITIONAL INFORMATION

Language requirements:

The language of work for this role located in the Montréal office of Bain & Company is French, with written and spoken fluency required.

Fluency in English (written and spoken) is also expected due to the following requirements of the role:

•    Regular interactions with company colleagues, leadership, and clients based outside of Québec, within Canada and internationally

•    Using software or technology available only in English

•    Attending national, regional or global training sessions available only in English

Accommodations

Bain is committed to providing you with an accessible and equitable candidate experience. We provide reasonable accommodations as part of our interview process. Should you require an accommodation to complete the interviews please contact your recruiter, who will connect you with Human Resources to discuss possible accommodations.

We do not permit the use of AI tools during our interview process. If you have any questions or require accommodation, please reach out to your recruiter.

Compensation

The estimated annualized compensation for this role is as follows:

•    Base salary in the annualized full-time range of CAD $68,500 to CAD $85,750. Placement within this range will vary based on several factors including, but not limited to, experience, education, licensure/certifications, training and skill level.

•    Annual discretionary performance bonus

•    Annual employer retirement program contribution in the amount of 10% of eligible compensation (base salary and performance bonus paid in the prior year) up to the annual allowable government limit. It begins accruing on the day one starts at Bain & Company Canada and is provided to active employees at the end of February each year.

Bain’s comprehensive benefits and wellness programs are designed to support its employees’ emotional, physical, and professional needs:

•    Wellbeing: Health plans for employees and their eligible dependants that go beyond the basics to include mental, emotional, and behavioral health resources, counseling, assistance, and digital wellness tools. Bain pays 100% individual and family premiums for its extended medical, dental and vision health plan. 

•    Financial Security: Life, accident, disability insurance, as well as retirement contribution, where eligible

•    Flexibility: Paid holidays, vacation, personal sick time, flexibility, and accommodation

•    Learning: A culture of mentorship across all roles and comprehensive continuous training